In 12 stappen, een succesvol festival organiseren!

Lees onderstaande 12 stappen aandachtig door en wij helpen je op weg naar een succesvol festival.

12 stappen:

1. Invulling
2. Locatie
3. Financiën
4. Vergunningen
5. Verzekering
6. Promotie
7. Aankleding
8. Licht & geluid
9. Horeca
10. Veiligheid
11. Sanitair
12. Personeel & vrijwilligers

Stap 1. Invulling

Bij het organiseren van een festival begin je ongeveer gelijktijdig met stap 1 en stap 2. De eerste vragen die je jezelf stelt: Wat voor festival organiseer ik? Wat is mijn doel? Welk thema? Wie is mijn doelgroep? Waar bevindt deze doelgroep zich? Hoeveel mensen denk ik aan te trekken naar mijn festival? Waar kan het festival plaatsvinden? Zodra er antwoorden op bovenstaande vragen zijn, brainstorm je verder over de invulling. Welke aankleding past er bij mijn type festival? Welke muziek hoort hierbij? Is het een gratis festival of vraag je entree en zo ja hoeveel? Wat is hier uiteindelijk allemaal voor nodig? Verwerk de antwoorden op al deze vragen in een volledig plan. Dit plan gebruik je later weer bij de volgende stappen. Nu je een globaal beeld van je festival hebt, denk je na over de verdere invulling van je festival. Welke partijen zijn interessant om mee te praten? Denk aan verhuurbedrijven voor materiaal, lokale horeca, gemeente, licht en geluid bedrijven. Daarnaast start je met de zoektocht naar de geschikte locatie.

Stap 2. Locatie

Samen met de brainstorm over de invulling, brainstorm je ook over de locatie van jouw festival. Wat voor festival organiseer je en wat voor locatie past daarbij? Welke faciliteiten zijn er nodig bij de locatie? Welke capaciteit? Een locatie is een zeer bepalend onderdeel van je festival en de uiteindelijke keus heeft invloed op de verdere organisatie van je festival. Denk dus goed na over de locatie. Hieronder de voor- en nadelen van binnen- en buitenlocaties op een rijtje. Hopelijk helpt dit bij het maken van een definitieve keuze. De timing van je festival heeft meestal ook invloed op de uiteindelijke keuze van binnen of buiten.

• Bij de keus voor een binnenlocatie maak je gebruik van een bestaande locatie, denk bijvoorbeeld aan een loods, evenementenlocatie, lege schuur of een horecazaak. Het voordeel van een binnenlocatie is de onafhankelijk van het weer en meestal zijn er al bepaalde voorzieningen aanwezig waar je gebruik van maakt. Binnenlocaties kunnen ook volledig passen in de sfeer die je voor ogen hebt met je festival. Nadeel van een binnenlocatie is een beperkte capaciteit, beschikbaarheid en de ligging van de locatie.
• Bij een buitenlocatie komt er meer kijken bij de totale organisatie, aangezien er geen faciliteiten zijn, maar je richt het festival volledig in naar jouw smaak. Je bent met een buitenlocatie ook flexibeler, je bent niet afhankelijk van beschikbaarheid of de exacte locatie waar een pand ligt. Jij kiest jouw locatie uit en zorgt eventueel in samenwerking met Jaspers Verhuur voor de juiste ingrediënten zoals een mooie tent, podia en andere aankleding.

Stap 3. Financiën

Nu je weet wat voor festival je organiseert, voor wie en of je entree vraagt, maak je een globale begroting, waarbij je allerlei onderdelen uit deze 10 stappen meeneemt. Wat zijn je kosten en inkomsten? Voeg deze globale begroting toe aan je plan en maak de begroting steeds concreter gedurende de stappen die hierop volgen. De brainstorm vragen voor de financiën zijn: Wat zijn de uitgaven? Hoe financier je het? Wat zijn de inkomstenbronnen (ticketverkoop, horeca, verhuur etc.) Is dit voldoende om allerlei kosten te dekken of is sponsoring noodzakelijk? Zo ja, hoeveel sponsors en welke bedrijven passen bij jouw festival? Maak een afspraak met deze bedrijven. Tip: Gebruik ook je eigen netwerk en die van familie en vrienden, dan is er al een connectie met een bedrijf. Zodra er een afspraak staat bij een bedrijf, bereid je jezelf goed voor. Neem je plan mee die bij stap 1 en 2 hebt gemaakt. Werk daarnaast pakketten uit, hoeveel kunnen de bedrijven sponsoren? Wat is pakket A, pakket B, pakket C, hoeveel draagt een bedrijf bij en wat is het voordeel voor het bedrijf? Bedrijven zijn meestal tevreden met uitingen van hun naam op bijvoorbeeld banners, tickets, t-shirts en entreekaarten. Dit valt bij veel bedrijven onder het marketingbudget van het bedrijf. Maak eventueel ook een all-in pakket voor de hoofdsponsor, waarbij je het bedrijf en medewerkers uitnodigt op je festival en een VIP behandeling geeft. Een sponsoring hoeft niet altijd te bestaan uit financiën, denk ook aan sponsoring door materiële bijdragen. Bijvoorbeeld het leveren van een tent, podia, drank, banners of andere benodigdheden. Vergeet ook niet te kijken naar de mogelijkheden van fondsen die beschikbaar zijn. Overleg ook eens met de gemeente, misschien organiseer jij wel een festival voor een target doelgroep van de gemeente, waarvoor er subsidie beschikbaar is.

Stap 4. Vergunningen

Belangrijk, voor veel festivals heb je één of meerdere vergunningen nodig. Bijvoorbeeld een horecavergunning, evenementenvergunning of milieuvergunning in verband met geluidsoverlast. Indien je gebruik maakt van een bestaande locatie, dan zijn de vergunningen meestal al geregeld. Vraag dit goed na bij de desbetreffende locatie. Bij een festival in de buitenlucht dien je deze meestal nog aan te vragen. Tip: Begin op tijd! Vraag bij je gemeente een gesprek aan en zoek uit welke vergunningen je nodig hebt. De officiële looptijd van de aanvraag bij de verschillende gemeenten is soms langer dan je verwacht. Daarnaast willen gemeenten vaak een volledig plan ontvangen met doelstelling, financiën, veiligheidsplan et cetera, voordat ze de aanvraag van je vergunning in behandeling nemen en uiteindelijk de vergunning afgeven.

Stap 5. Verzekering

De verzekering is een belangrijk onderdeel van een festival. Deze vergeten veel mensen bij het organiseren van een festival. Wat voor verzekering heb je nodig? Zijn de materialen die je huurt al verzekerd door het bedrijf waar je ze huurt of is een extra verzekering noodzakelijk? Heb je een aansprakelijkheidsverzekering nodig? Laat je altijd adviseren door een specialist hierin en zorg dat je deze kosten meeneemt in de begroting.

Stap 6. Promotie

Een festival zonder bezoekers, is geen festival. Bij stap 1 heb je al nagedacht over je doelgroep en waar deze doelgroep zich bevindt. Dit helpt je al op weg bij de brainstorm hoe je jouw doelgroep bereikt. Daarnaast heb je bij stap 3 gekeken naar de financiën, waardoor je weet wat voor beschikbaar budget je hebt om je festival te promoten. Nu geef je verder invulling aan je promotieplan, zodat je deze uiteindelijk toevoegt aan je volledige plan. Geef antwoord op de volgende vragen: Hoe bereik ik mijn doelgroep het beste? Is dit via online of offline communicatie of een combinatie van beide? Welke middelen passen bij deze keus? Hoeveel budget heb ik hiervoor beschikbaar? Welke partijen kunnen je hierbij helpen? Denk aan eventuele sponsoring door bepaalde bedrijven door het leveren van drukwerk. Heb je een klein budget, denk dan na over de meest noodzakelijke middelen, maak gerichte keuzes. Tegenwoordig heb je met online marketing met een klein budget veel impact, zeker wanneer je heel concreet weet wie je doelgroep is en waar deze zich bevindt. Maak gebruik van gratis middelen, zoals de lokale of regionale kranten, sociale media zoals Facebook en Instagram. Veel gemeente hebben ook een gratis website waar je content op mag plaatsen. Betrek eventueel ook 'invloedrijke' personen uit je gemeente bij je festival. Organiseer je een festival voor jongeren, de beste promotors zijn jongeren zelf. Zij kondigen via social media aan dat ze het festival  bezoeken en promoten zo gratis je festival. Organiseer je een bierfestival, dan is een samenwerking met lokale bierleveranciers/brouwerijen interessant, je gebruik het netwerk van deze leveranciers.

Stap 7.  Aankleding

Je bent goed op weg, de basis van je festival staat. Nu zorg je dat je festival een onvergetelijke indruk achterlaat bij je bezoekers. De aankleding van een festival is een bepalend onderdeel van de sfeer van je festival. Aankleding is niet alleen het 'mooie' van een festival maar zit ook in het gemak voor de bezoeker zoals garderobe, afvalbakken, bewegwijzering en andere praktische zaken. Globaal is de aankleding te verdelen in drie onderdelen: buiten aankleding, binnen aankleding en VIP area (indien van toepassing). Brainstorm eerst goed over de volgende vragen: Wat wil ik uitstralen? Wat trekt mijn doelgroep aan? Wat past bij mijn thema? Wat zijn onmisbare sfeermakers (de grote dingen) en wat zijn de kleine onderdelen van je aankleding? Wat zijn de praktische onderdelen van mijn aankleding? Welke bedrijven bieden al deze onderdelen? Hoe komt de aankleding op locatie en wie je helpt bij de aankleding? Dit heeft allemaal invloed op je definitieve keuzes. Zitten er kosten verbonden aan de aankleding? Neem deze kosten dan mee bij de begroting van punt 3. Hieronder een aantal voorbeelden van aankleding die Jaspers Verhuur je biedt:

• Buiten aankleding: Van buitenaf wil je meteen alle aandacht vestigen op je festival. De beleving begint bij een festival bij het moment dat de bezoekers bij de entree staan. Mooie buiten aankleding die Jaspers Verhuur levert zijn bijvoorbeeld lopers naar de entree van je festival, skytubes (grote opblaaskokers die bewegen op de wind) en vlaggen.
• Binnen aankleding: Je bezoekers zijn binnen, je festival is begonnen. Maar nu is het belangrijk dat de bezoeker het festivalgevoel krijgt. Jaspers Verhuur helpt je bij de praktische kant (garderobe, afvalbakken, consumptiemunten) tot aan de echte sfeermakers zoals een mooie dansvloer, stoelen, (sta)tafels of ander decoratie materiaal.
• VIP area: Indien je meerdere sponsoren hebt, dan maak je vaak gebruik van een VIP area. Hier krijgen de sponsoren een VIP behandeling. Jaspers Verhuur biedt paaltjes aan om dit VIP gebied af te zetten en heeft een ruime keuze aan onderscheidend meubilair.

Stap 8. Licht & geluid

Licht & geluid is een onmisbaar onderdeel van elk festival. Denk goed na wat je nodig hebt. Heb je microfoons nodig omdat er lezingen/sprekers zijn? Of spelen er volledige bands op een podium? Dit maakt een groot verschil in de hoeveelheid apparatuur die je nodig hebt en zeker in de uiteindelijke prijs (voeg dit toe bij stap 3). Aangezien licht & geluid een specialisme is, vraag altijd advies aan experts op dit gebied. Vergelijk verschillende bedrijven met elkaar, hier zit nog wel eens een groot verschil in. Vraag bij bands na wat de minimale vereisten zijn, wat nemen ze zelf mee en wat dien jij te regelen? Hebben ze personeel mee dat het geluid bediend, of dien jij voor personeel te zorgen? Schrijf al deze vragen uit en zorg dat je duidelijke afspraken maakt met een bedrijf. Vraag ook goed na, wat is er verzekerd en wat niet, zodat je dit weer meeneemt bij stap 5.

Stap 9. Horeca

Veel bezoekers houdt ook in veel consumptie. De horeca is dan een belangrijk onderdeel van je festival. Meestal is de horeca ook een onderdeel waaruit jij een deel van je  financiën haalt (stap 3). Denk na over de volgende vragen: Hoeveel mensen verwacht ik? Wat denk ik om te zetten? Wat schenk ik (passend bij de doelgroep en het thema)? Welke prijs vraag ik aan de bezoekers en wat is dan mijn marge? Schenk je alleen drank of zorg je ook voor eten? Welke apparatuur hoort daar bij? Waar plaats ik de horeca? Besteed ik de horeca uit aan een bedrijf, of regel ik het zelf? Indien je alles zelf regelt, ondersteunt Jaspers Verhuur je met de volgende onderdelen: bar & koelkasten, servies & glaswerk en keuken apparatuur. Tip: Bij het schenken van alcohol, vergeet de tapvergunning of sterke drankvergunning niet (stap 4). Vraag na bij de binnenlocatie of er vergunningen aanwezig zijn of vraag deze vergunningen aan. Verdiep je ook in het alcohol beleid (NIX 18) en neem hiervoor de juiste voorzorgsmaatregelen. Tip: Bij warm weer of festivals waar in relatief korte tijd hoge inspanning wordt geleverd (bijv. dance festivals), is het verplicht om ook te voorzien in tappunten met gratis drinkwater. Download hiervoor het document 'Hygiënerichtlijn voor Evenementen - dec 2014 - met wijzigingen maart 2016' van RIVM.

Stap 10. Veiligheid

Gemeenten willen graag weten hoe jij de veiligheid van de bezoekers garandeert. Overleg met de gemeente wat het beleid hiervoor is. Meestal hebben zij al een standaard beleid en vul je de bestaande formulieren in of volg je een bestaande structuur (veiligheidsplan of calamiteitenplan). Maak eventueel gebruik van een expert op dit gebied. Bijvoorbeeld, er zijn verschillende regels i.v.m. hoeveelheid bezoekers en verplicht aantal nooduitgangen (ongeacht of je binnen of buiten een festival organiseert) Denk ook aan afzetting van wegen of terrein, brandveiligheid, noodplan bij slechte weersomstandigheden, EHBO post of bereikbaarheid terrein voor de hulpdiensten. Al deze punten verwerk je in het veiligheidsplan. Dit veiligheidsplan is meestal een verplicht onderdeel van je vergunning aanvraag. Jaspers Verhuur verhuurt materialen om je veiligheid van je festival te garanderen. Denk hierbij aan: brandblussers, dranghekken of een tent voor de EHBO. Tip: Overleg ook met politie, brandweer of de veiligheidscoördinator van de gemeente, zij zijn altijd op de hoogte van het veiligheidsbeleid binnen de gemeente.

Stap 11. Sanitair

Sanitaire voorzieningen zijn een verplicht onderdeel van je festival. Er moeten zowel toiletten voor dames, heren alsmede gehandicapten aanwezig zijn. Controleer deze voorzieningen bij je festival locatie:

• Indien je een binnenlocatie hebt, controleer welke voorzieningen er aanwezig zijn op de locatie zelf. Zijn er genoeg toiletten voor het aantal mensen? Wie houdt de toiletten bij? Dien je hier nog een schoonmaakploeg voor te regelen of zet je personeel/vrijwilligers in? Komen hier nog kosten bij kijken? (voeg dit dan toe bij stap 3).
• Bij een buitenlocatie dien je meestal alles zelf te regelen. Afhankelijk van de mogelijkheden en het aantal bezoekers, loopt dit uiteen van het huren van losse dixies en plaskruizen tot aan het huren van volledige toiletwagens en plasgoten met aansluiting van watertoevoer en riolering afvoer. Zoek al deze mogelijkheden goed uit en overleg met bedrijven die hier verstand van hebben. Wat is handig? Waar plaats je deze voorzieningen? Welke aansluitingen heb je nodig? Wat zijn de kosten? Hoe maak je alles schoon? Wat is de plaatsings- en ophaaldatum?

Tip: Raadpleeg het beleid rondom sanitaire voorzieningen in het document 'Hygiënerichtlijn voor Evenementen - dec 2014 - met wijzigingen maart 2016' van RIVM. Hierin staat exact aan welke eisen de voorzieningen moeten voldoen en welke hygiëne richtlijnen er gelden.

Stap 12. Personeel & vrijwilligers

Hoeveel personeel en/of vrijwilligers je nodig hebt bij je festival, is volledig afhankelijk van het aantal bezoekers en de insteek van je festival. Een festival met bands heeft veel meer mensen nodig dan een food festival. Schrijf het volgende uit: Op welke 'posten' heb ik mensen nodig (entree, garderobe, toilet, bar, ontvangst, vip area, nooduitgangen, EHBO et cetera)? Hoeveel mensen zijn er nodig per post? Hoeveel uur dient er iemand te staan en verdeel deze uren in diensten? Wil ik betaald personeel of vrijwilligers? Zodra je dit inzichtelijk hebt, maak je een plan hoe je deze mensen werft, welke kwaliteiten dienen ze te hebben en welke kosten zijn hieraan verbonden. Voeg dit toe aan je begroting (stap 3). De meeste festivals gebruiken vrijwilligers. Waarom zijn vrijwilligers zo aantrekkelijk?

• De eerste reden is meestal toch het financiële aspect, vrijwilligers werken gratis of alleen tegen een vrijwilligersvergoeding.
• Ten tweede, vrijwilligers zijn ook promotors van je festival. Vrijwilligers hebben meestal een klik met het soort festival waar ze werken. Hierdoor ontstaat gratis reclame, die je mee neemt bij punt 6.
• Vrijwilligers nemen meestal vrienden en familie mee naar een festival, waardoor je extra bezoekers trekt naar je festival.

Zorg wel dat je de vrijwilligers iets biedt waardoor ze enthousiast zijn om voor je festival te werken, dit loopt uiteen van gratis consumptiebonnen tot de vrijheid om bijvoorbeeld dagdeel 1 te werken en dagdeel 2 gratis toegang te hebben tot het festival. Herkenbaarheid van je vrijwilligers is ook belangrijk voor je festival. Bezoekers willen direct weten wie er op het festival werkt, dit in verband met duidelijkheid bij bijvoorbeeld controle van tickets, barpersoneel of aan wie de bezoekers vragen kunnen stellen. De meeste festivals gebruiken bedrukte t-shirts voor de herkenbaarheid van de vrijwilligers. Deze t-shirts gebruik je dan weer als reclame uiting voor je sponsors (punt 3) en als gratis gift voor je vrijwilligers. Tip: Lees het artikel over vrijwilligers en veilige arbeidsomstandigheden, bij dit artikel staan ook handige links voor meer informatie. Via deze website over vrijwilligersvergoeding lees je meer over de minimale en maximale vergoeding voor vrijwilligers. Na het doorlopen van bovenstaande 12 punten, organiseer jij zeker een succesvol festival. Ben je nieuwsgierig waarbij Jaspers Verhuur je kan helpen bij het organiseren van jouw festival? Neem contact op via 013 - 542 35 63 of bekijk de website www.jaspers-verhuur.nl. Veel plezier en succes met de organisatie!