Een bedrijfsfeest organiseren? Ontdek onze ultieme gids

Ben je aangewezen om het bedrijfsfeest te organiseren en weet je niet waar je moet beginnen? Geen zorgen, wij hebben de ultieme gids voor jou. Met een personeelsfeest breng je je collega’s dichter bij elkaar, versterk je de teamgeest en wie houdt er nu niet van een feestje?

1. Maak een complete planning

Begin met het vaststellen van een datum die voor de meeste collega’s geschikt is. Maak vervolgens een lijst van alles wat je nodig hebt, van catering en muziek tot meubels en decoraties. Een gedetailleerde planning helpt je om niets over het hoofd te zien en zorgt voor een soepel verloop van het evenement. Organiseren meerdere mensen het bedrijfsfeest? Maak dan ook een duidelijke taakverdeling om misverstanden te voorkomen.

2. Kies een locatie en een thema

Kies een locatie die past bij het aantal gasten en het soort evenement dat je organiseert. Wil je een formele setting of juist een ontspannen sfeer? Een thema kan helpen om de toon van het feest te bepalen en maakt het gemakkelijker om decoraties en activiteiten te kiezen. Populaire thema's zijn bijvoorbeeld een zomerbarbecue, een winter wonderland of een casino-avond. Leg je drempel wel laag voor je collega’s. Niet iedereen houdt van een verkleedpartijtje.

3. Entertainment en activiteiten

Om je bedrijfsfeest echt onvergetelijk te maken, kun je zorgen voor entertainment en activiteiten. Dit kan variëren van een fotobooth en spelletjes tot een professionele entertainer of een quiz. Het organiseren van een activiteit kan helpen om je gasten bezig te houden en de interactie lekker hoog te houden.

4. Decoratie en aankleding

Decoratie is de kers op de taart van je bedrijfsfeest. Het creëert de juiste sfeer en maakt je evenement een stuk leuker. Denk aan tafelkleden, bloemenarrangementen, lichtslingers en andere decoratieve elementen die passen bij je thema. Vergeet ook niet de entree te decoreren om je gasten een warm welkom te geven.

5. Huur een partyverhuurder in

Het ligt natuurlijk aan hoeveel gasten er komen, maar door bijvoorbeeld meubilair, servies of een bar te huren neem je al een hoop zorgen weg. Bekijk hieronder alle opties.

Meubilair huren: Het juiste meubilair huren is essentieel voor het comfort van je gasten. Denk aan tafels, stoelen, banken en eventueel loungemeubilair. Zorg ervoor dat het meubilair past bij het thema en de stijl van je evenement. Voor een formele setting zijn elegante stoelen en tafels met linnen doeken een goede keuze, terwijl voor een informele bijeenkomst comfortabele banken en lage tafels beter passen.

Een leuke bar huren: Een bar huren kan een geweldige toevoeging zijn aan je bedrijfsfeest. Het geeft een professionele uitstraling en zorgt ervoor dat je gasten gemakkelijk drankjes kunnen halen. Overweeg een bar met een breed scala aan dranken, inclusief alcoholische en non-alcoholische opties. Je kunt zelfs een cocktailbar overwegen met een barman die ter plekke cocktails mixt voor een extra vleugje luxe.

Koelkasten en vriezers: Het huren van een koelkast is een praktische overweging die vaak over het hoofd wordt gezien. Een koelkast zorgt ervoor dat drankjes en voedsel de hele avond door koel blijven. Dit is vooral belangrijk als je verse producten of bederfelijke waren serveert. Er zijn verschillende maten en modellen beschikbaar, dus kies er een die past bij de omvang van je evenement.

Servies en bestek: Niets is zo vervelend als een tekort aan servies en bestek tijdens een feest. Zorg ervoor dat je voldoende borden, glazen, kopjes en bestek hebt voor alle gasten. Het huren van servies kan een goede oplossing zijn om ervoor te zorgen dat alles uniform en van goede kwaliteit is. Vergeet niet om ook serveerschalen en ander serveergerei te huren voor het serveren van eten.

6. Geluid en muziek

Muziek mag natuurlijk echt niet ontbreken. Het huren van een geluidsinstallatie zorgt ervoor dat je muziek goed klinkt en dat eventuele toespraken duidelijk te horen zijn. Overweeg ook om een DJ of een live band in te huren voor extra entertainment. Zorg ervoor dat de muziekkeuze past bij de sfeer die je wilt creëren en dat er een goede mix is van genres om iedereen tevreden te stellen.

7. Verlichting

De juiste verlichting kan de sfeer van je feest maken of breken. Voor een gezellige en warme sfeer zijn sfeerlampen, kaarsen en lichtslingers ideaal. Voor een moderne en strakke uitstraling kun je kiezen voor LED-verlichting of spotlights. Denk ook aan buitenverlichting als je een gedeelte van je feest buiten organiseert.

8. Catering

Last but not least, het eten en drinken. Goede catering is essentieel voor een geslaagd feest. Beslis of je een sit-down diner wilt of een buffet. Zorg ervoor dat er voldoende variatie is om aan de dieetwensen en voorkeuren van al je gasten te voldoen. Vergeet niet om ook aan de vegetariërs en mensen met allergieën te denken.

Het organiseren van een bedrijfsfeest hoeft niet stressvol te zijn. Met een goede planning en de juiste voorzieningen kun je een evenement creëren dat je collega's nog lang zullen herinneren. Met deze ultieme gids ben je goed op weg naar een onvergetelijk bedrijfsfeest. Veel plezier met de organisatie!