Een succesvolle uitnodiging versturen

Offline of online uitnodiging?

Volgens de traditionele manier worden gasten nog altijd uitgenodigd via een uitnodigingskaart, maar de laatste jaren kiezen particulieren en bedrijven steeds vaker voor een online uitnodiging. Soms door zelf iets te ontwerpen (als je deze vaardigheden hebt) of door middel van een e-mail. Dit brengt een aantal belangrijke voordelen met zich mee:

• Het is goedkoper
• Het is efficiënter en kost daarom minder tijd
• Met mailsystemen als Mailchimp kun je gemakkelijk meten wie de uitnodiging heeft ontvangen en wie niet.

Een ander alternatief is om je gasten over de telefoon uit te nodigen. Als bedrijf zou je deze taak kunnen toewijzen aan Account Managers om zo de werkhoeveelheid te spreiden. De keus is natuurlijk geheel afhankelijk van je doelstellingen en mogelijkheden.

De inhoud van de uitnodiging

Heb je een keuze kunnen maken over het soort uitnodiging dat je gaat sturen? Dan is het nu tijd om de inhoud van de uitnodiging te bepalen. Denk hierbij aan het volgende:

• De basisinhoud:
  • Uitnodigingstekst
  • Datum, tijd en locatie
  • Routebeschrijving
• Wel of niet responderen (belangrijk voor het afstemmen van eten en drank)
• Wel of geen dieetwensen (belangrijk voor het afstemmen van eten)
• Optioneel: is er een thema of dresscode?

Een hoge opkomst

Om een zo hoog mogelijke opkomst te realiseren raden we allereerst aan om de uitnodiging tijdig, zo’n 4-5 weken van tevoren, te versturen, zodat je gasten de datum vrij kunnen houden. Is de uitnodiging nog niet klaar? Dan kun je alvast een vooraankondiging (“Save the Date”) versturen. Het is belangrijk dat je ongeveer 2 weken voor het feest een herinnering stuurt; het liefst in dezelfde herkenbare stijl als de officiële uitnodiging. Hebben de gasten een week na de reminder nog steeds niet gereageerd? Dan is bellen vaak de beste optie.