6 tips voor het organiseren van een themafeest

1.      Kies het beste thema voor jouw feest

Het kiezen van een thema voor je themafeest is erg belangrijk. Wanneer je nog geen thema hebt, kun je de uitnodiging ook nog niet versturen en moet je ook wachten met het regelen van de aankleding. Begin dan ook op tijd met het nadenken over een thema. Het belangrijkste van een thema is dat het goed bij jezelf en jouw gasten moet passen. Daarnaast moet het ook eenvoudig zijn voor gasten om gekleed te komen in het thema. Bedenk dus niet een thema waarvoor de gasten misschien wel honderd euro aan een outfit moeten besteden. Bij het kiezen van het thema is het ook vaak goed om te kijken naar de tijd van het jaar. In februari of maart kun je een carnavalsfeest geven, in oktober een Halloweenfeest geven en rond december een kerstfeest. Natuurlijk hoeft het thema niet bij de periode van het jaar te passen. Veel voorkomende thema’s zijn bijvoorbeeld: Hollywood, après-ski, cowboys & indianen, foute party en flower power.

2.      De locatie met de juiste spullen

Het is belangrijk om goed na te denken over de locatie van een feest. Is er genoeg ruimte voor alle gasten? Heeft het genoeg voorzieningen? Is het goed bereikbaar? Enkele vragen die je moet stellen voordat je een locatie uitkiest voor je feest. Wanneer je het feest thuis geeft, is het belangrijk om ook na te denken over spullen die je hiervoor moet regelen. Bedenk bijvoorbeeld hoeveel statafels je nodig zult hebben voor je gasten, hoeveel koelkasten er nodig zijn om de drank koud te leggen en of je een partytent moet regelen voor buiten. Over deze spullen hoef je niet na te denken wanneer je een themafeest geeft in de kroeg. Vergeet niet na te denken over de aankleding van het feest. Geef je het feest thuis? Voorkom dan dat je buren boos aanbellen of zelfs de politie bellen. Laat de buren een paar dagen voor het feest alvast weten dat je een feest gaat geven. Om te voorkomen dat de politie alsnog aan de deur staat, kun je het beste een telefoonnummer doorgeven waarnaar ze kunnen bellen of een berichtje sturen bij overlast. De buren uitnodigen kan nog een betere oplossing zijn, door ze uit te nodigen zijn ze mogelijk zelf aanwezig op het feest en hebben daardoor minder last van het geluid.

3.      Uitnodigingen voor de gasten

Nadat het thema en de locatie bepaald is, moet de uitnodiging gemaakt worden. Voordat de uitnodiging echt gemaakt kan worden, moet eerst een datum en tijd uitgekozen worden. Het feest kan doordeweeks plaatsvinden wanneer je gasten studenten zijn, maar wanneer je gasten werken, kun je het beste het feest in het weekend geven. Nadat je een datum uitgekozen hebt, kun je de uitnodiging gaan maken. Voor het uitnodigen van de gasten kun je kiezen tussen een online of offline uitnodiging. Stuur bijvoorbeeld een mooie kaart met de post of verzend een email naar alle gasten. Ook is het mogelijk om een Facebook evenement aan te maken voor je feest. Op deze manier kun je makkelijk bijhouden hoeveel gasten er komen en kan je nog eventuele wijzigingen en opmerkingen naar alle gasten te gelijk sturen. Vraag op je uitnodiging aan gasten of zij kunnen aangeven of ze aanwezig zullen zijn op het feest. Wanneer je weet hoeveel gasten er komen, kun je een goede inventarisatie maken. Ook is het belangrijk om het thema goed te vermelden op de uitnodiging. Het is namelijk niet leuk wanneer er gasten naar het feest komen in een normale outfit. Wanneer je een uitnodiging met de post stuurt, is het ook leuk om de uitnodiging aan te passen aan het thema van het feest. De volgende gegevens moet je niet vergeten te vermelden op de uitnodiging: locatie, datum, tijd, thema en natuurlijk door wie het georganiseerd wordt. Om te voorkomen dat gasten de locatie niet kunnen vinden of voor een dichte deur staan omdat je de deurbel niet hoort, kun je het beste ook je telefoonnummer vermelden op de uitnodiging.

4.      Goede muziek afspeellijst of DJ

Muziek mag niet ontbreken op een goed feest. Je kunt zelf de muziek op het feest verzorgen met een afspeellijst die je van te voren hebt samengesteld of je kunt een DJ regelen. Een goede DJ op je feest kan voor een betere sfeer zorgen. Ook vinden gasten het vaak leuk om muziek aan te vragen die zij zelf leuk vinden. Een DJ kan dan bepalen of dit geschikt is voor het feest en wanneer het gedraaid zal worden. Bedenk wel dat een DJ waarschijnlijk geld kost. Wanneer je geen budget hebt voor een DJ is een afspeellijst natuurlijk een goede oplossing. Een afspeellijst maken voor het feest kan bijvoorbeeld in Spotify. Bedenk ook goed of gasten zelf muziek mogen toevoegen aan de afspeellijst. Gasten vinden het natuurlijk hartstikke leuk om zelf muziek toe te voegen, maar je moet voorkomen dat ze ook de muziek gaan regelen en dat een nummer elke keer halverwege afgebroken wordt.

5.      Genoeg eten en drinken voor alle gasten

Het is niet de bedoeling dat de drank al na een uur helemaal op is. Om dit te voorkomen heb je op de uitnodiging gevraagd of mensen door kunnen geven of ze aanwezig zullen zijn op het feest. Hierdoor is het mogelijk om een schatting te maken van hoeveel drank er nodig zal zijn. Bedenk bijvoorbeeld per gast of zij fris, wijn of bier drinken. Probeer ook een schatting te maken van het aantal glazen dat zij ongeveer zullen drinken op de avond. Kun je dit zelf niet goed inschatten? Ga ongeveer uit van twee glazen per uur en bereken op deze manier hoeveel fris, wijn en bier je nodig hebt voor het feest. Hapjes kunnen ook niet ontbreken op een feest. Wel kun je het jezelf zo moeilijk of makkelijk maken als je zelf wilt. Heb je bijvoorbeeld geen zin om heel de avond in de keuken te staan, dan kun je kiezen voor bakjes chips en nootjes. Vind je het geen probleem of even bezig te zijn met de hapjes? Kies dan bijvoorbeeld voor bittergarnituur. Ook voor het aantal hapjes is het belangrijk om rekening te houden met het aantal gasten dat je op je themafeest verwacht.

6.      Beperkt budget? Bring your own booze

Natuurlijk is het hartstikke leuk om een groot feest te organiseren, maar hier zitten helaas vaak ook hoge kosten aan. Wanneer er bijvoorbeeld vijftig gasten verwacht worden voor het feest en je hier de drank voor moet betalen, ben je al snel meer dan 200 euro kwijt. Wanneer je een beperkt budget hebt voor je feest kun je de hoge drankkosten eenvoudig oplossen door bij de uitnodiging te vermelden dat iedereen eigen drank mee moet nemen. Nog een belangrijke tip: begin om tijd met de organisatie van je feest. Zoals je merkt moet je over veel nadenken en moet er behoorlijk wat geregeld worden. Door ruim op tijd te beginnen, hoef je de dagen voor je feest niet te stressen en kun je op de avond zelf maximaal genieten van het feest.